いつも締切や納期に追われてしまっている方へ。頼まれたら何でも一人で受けてしまったり、優先順位を考えておこなっていても常に忙しい状況がつづいたり、時間に追われていませんか？時間に追われ続けるとミスや集中力の欠如につながります。
この記事では、資料づくりやタスクの優先順位の正確度を高めるために意識する2つの事柄についてお伝えします。
業務の重要度の曖昧さ
一般的な優先順位の付け方は、重要度と緊急度のマトリックスの図があります。緊急度は締切時間など、いつまでに終わらせないといけないかという時間軸です。この緊急度はわかりやすいですよね。一方で重要度は、他部署から依頼された重要な書類づくりが山ほどあると、どれも重要だと思ってしまい結局いつも締切直前まで常に何かに追われてしまっている…、そんなことはありませんか？
優先順位をつけているはずなのにできない理由は、優先順位の正確度が良くないのかもしれません。優先順位の正確度を高めて無理なく業務をスムーズにしていくために必要なことは、「時間」と「業務の重さ」です。
「時間」×「業務の重さ」を見極める
時間とは、先ほどお伝えしたように締切や納期を指します。今やらないといけないのか、今週中に対応すればよいのか、この時間はある程度誰もが正確に判断しやすいと思います。
次に業務の重さとは、3つタイプがあります。
②過去に経験はあり、どれくらいの時間でこなせるか、ある程度判断はつくけれど、誰かに質問したり資料を取り寄せたりしないといけない、他者を介す必要があるもの
③はじめておこなう業務で、どれだけの時間を要するかすぐに判断ができないもの
①は過去の経験を通じて自信を持って取り組める分野なので、優先順位も見極めやすいです。締切を考え優先順位を設定することは難しくありません。締切が迫っているなら優先順位は上位、締切に余裕があるなら下位の領域になります。
②は他者を介す必要がある業務があるため、いくら過去に経験があっても他者との確認が遅くなる分だけ時間もかかります。それは他者の都合もあるため自分ではコントロールできない領域が出てくるからです。①は自分でコントロールできる業務に対し、②は自分でコントロールして終えることができません。自分でコントロールできないものがある場合、締切に余裕があっても優先順位は中位にします。その後、他者を介して解決後、自分でコントロールできるものごとになった時、締切時間に応じて上位や下位に変えていきます。
③は経験値にないことですので、余裕を持って取り組む必要があります。内容によっては細かくわけて日々スモールステップをこなしていく必要があるかもしれません。情報を収集したり、アンケート調査をおこなったり、データに落とし込んだり、全体の流れを作成しながら最終目的に向かって小さく目標立てをしてクリアしていきます。そうして自分でコントロールできる内容までたどり着いたときに改めて優先順位を考えていくと、優先順位の正確度を高めていくことができます。
効率的にスピード力も高められる自己コントロール力
一人で業務を終えることができること、自分でコントロールできる内容を増やしていくと、優先順位を考えながら仕事をすることがグンとラクになります。
例えば先ほどの②にあるような他者を介す必要がある業務の場合、他者と連絡をとることを億劫に感じていると後回しになりがちです。そうすると締切まで時間があったはずなのに気づけば明日には仕上げないといけない状況に陥ります。このような状態に陥る前に、まずは締切が先でも連絡をとることを優先しましょう。
そうして他者を介すことを解決することで、あとは自己コントロールできる内容であれば納期に合わせた優先順位を考えることができます。自己コントロールできる業務が増えるほど、時間が空いたスキマ時間を使って先々に業務を終えることができるようになります。
自分でできる自己コントロールでおこなう業務は、時間を効率的に生産力ある使い方をしていくことができます。その結果いつも締切に追われてしまう体質から、余裕を持って業務をこなせる体質に変わっていきます。
周りに頼る力、任せる力を持つ
もう一つ必要なことは、周りに頼ること、任せることを拒絶しないことです。周りに迷惑をかけるから自分でやるしかない、と業務を抱え込んでしまうことはありませんか？仕事は一人で成り立つものではありません。質問したり、自分の不得意分野は得意な人に任せたり、反対に自分の得意分野は周りから業務を受け取ったり、連携していくことでスムーズに進みます。
頼まれたら断れず、気づけばいつも業務過多状態・・・になる前に、お互い協力しながらおこなう方法を相談してみてください。得意分野をこなすことが多いほど、自分でコントロールできる領域が増え、自信につながります。またより良い関係性も生まれます。
そうすることで苦手分野や新しい業務を任されたときには、業務に対する自信と周りから得られた信頼関係が相乗効果となり、チャレンジする意欲など前向きな姿勢で取り組めます。もちろん、優先順位の精度も高めながら取り組むことができますよ。
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