ケアレスミスが続く日々に、自信をなくしていませんか？何度も注意されても改善できないことに、「この仕事は合っていないのではないだろうか」「私には向いていない仕事なのかもしれない」そのような不安を抱えている方へ。
少し環境を変えてみる、動きを変えることをするだけでも、ミスを防ぐことができるようになります。そのためには、あなた自身の「気持ちを整えていくこと」が必要です。
周りよりもケアレスミスが多い・集中力が足りないと感じている方へ
あなたはこのようなお悩みはありませんか？
- ケアレスミスが多い
- 人よりも集中力がないと感じている
- 誤字・脱字が多く、注意していてもなおらない
新卒社員や、入社1年目の方に多く起こる出来事だと思います。また、まだ成熟されていないご自身の能力を求められる環境の中で、必死に追いつこうとしている方も同様ではないでしょうか？
ケアレスミスを防ぐために必要な気持ちの落ち着け方
ミスが続く、誤字・脱字が改善されない状況が起きると、上司から怒られ、何度も同じようなミスをしてしまう自分自身に自信を無くしてしまいます。
「今の仕事は自分に合っていないのではないだろうか」
そんな気持ちもよぎってしまいますよね。
そんなときは、
「一息つくこと」
「作成した資料を寝かせる時間を持つこと」
で解決できることがあります。
紙面からWEB化した時代の変化
私は元々広告業界で働いていました。紙媒体をメインに携わっていたため、常に紙で原稿確認をしていました。当時はFAXで原稿を入稿していた時代です。もちろん手書きですので、汚い字で入稿すると原稿確認時に誤字を発見する、また手直し・・・という状況でした。今じゃ考えられないですよね。
そうする時期を経て、時代が変化しWEB原稿入稿するときになっても、私はいつも紙に印刷して原稿確認をしていました。WEB慣れしていない、ということもありましたが、WEBでは確認意識が薄れてしまい、ミスにつながるため常に印刷して確認していました。
WEB原稿化してから社内でも、紙面で記憶に残る割合とWEBを読んで記憶に残る割合の違いについて教えてもらったことがあります。正確な数値は思い出せませんが、紙面よりもWEBの方が記憶に残る割合は低く、やっぱり紙面で確認すべき！と感じていました。
現在のキャリアコンサルタントの仕事をするようになってからは、ある程度の内容に関してはWEBで確認し終えるようになりました。それは簡単な内容であれば、WEB確認に慣れてきたから、と言えるかもしれません。
でも、
- 大事な書類
- 提出しなければいけない資料
においては、今も紙面化して最終確認しています。
WEBで見る印象と、紙面で見る印象は異なります。
WEBは何となくレイアウトがキレイに見えたり、配置良く見えたりしても、紙面で見ると「あれ？」って思うことも多くあります。WEBは全体を通じて判断できますが、紙面はもっと細かく分析して見る視点になるからです。
だからこそ、ケアレスミスが多い、と感じているのであれば、WEB確認だけではなく、紙面確認を加える方が良いのです。
また、同じ資料作成した環境で、同じテンポのままで確認していくこともミスにつながりやすいため、必ず「一息つく」「資料を寝かせる時間」を設けます。
「一息つく」とは、トイレ休憩などその場から立ち上がり、身体を動かす時間をつくること
「資料を寝かす」とは、今作成した資料を今確認するのではなく、翌日に再確認する時間をつくること
資料作成したときと同じ環境で、同じテンポで確認していくと、どうしても確認することにおいても同じ速さで確認して客観的にじっくり見る姿勢が整っていないことがあります。
また、PCに向かって文章を書く、資料をつくることは、結構な集中力が必要です。資料を仕上げたときには、脳も疲れ切っているでしょう。そんな中で確認しても、やはり誤字・脱字には気づくことができないことも出てきます。
集中して資料を作成できたのであれば、一旦一息つく時間を設けてみましょう。私は今でも、資料をある程度作ったら、トイレに行く、昼休憩をとる、など一息つく時間を必ず設けています。それは私自身、集中力が長続きしないタイプであり、またずっとPCに向かって仕事をすることが苦手だからです。
だからこそ、トイレ休憩を取りながら、身体を動かすことでリフレッシュします。単純にトイレに行くだけですが、デスクから離れ、少し歩く、身体を動かしていると、自然に脳もリフレッシュされていくのだと感じています。
そうして、再度デスクに戻り、紙面で最終確認をしていくことで、ケアレスミスに気づいたり、もう少しこのデータを見せた方がいいかも、と客観的に資料と向き合うことができ、より良いものに仕上げていくことができます。
とても大事な資料であれば、何度も何度も校正をかけます。作成しては翌日再校正し、を繰り返していく、そのように積み重ねて、締切に間に合わせていきます。一度に作成してしまって確認を終えてしまうと、加筆ができませんし、ミスは必ず起きてしまいます。何度も校正をかける日々があることで、家に戻って何気なく観ていたTVの内容からヒントを得たり、社内の何気ない雑談をする中で気づくことができます。
そうすることで、より伝わりやすいデータを加えたり、読みやすい資料づくりに変容していきます。言葉を伝える、ということにおいても簡潔な表現に変わったり、言葉じり一つで伝わり方も変わるため、じっくり資料と向き合うことができていきます。
締切直前になることもありますが、この「資料を寝かせる時間」は、私にとって必要なことであり、寝かせれば寝かせた分だけ、新しい発見・気づきが見つかり、より良い資料に仕上がります。
まずは習慣化していくこと
このようにケアレスミスは、
「一息つくこと」
「資料を寝かせる時間を持つこと」
この2つをするだけでも、防いでいくことができます。
またケアレスミスを防ぐだけでなく、もっとより良い資料作りの視点を拡げていける可能性も秘めています。
新卒や入社1年目の方だけではなく、
「身体を動かすことが好きな人」
「一つのことに集中するよりも様々な物事が気になってしまう人」
にとって、デスクに座りPCにずっと向き合う時間に慣れるまで、時間がかかるかもしれません。だからこそ、一息つくこと、資料を寝かせる時間を持つことで、ご自身の気持ちもリフレッシュできますよ。
「いつもミスしてしまう・・・」
「周りに比べて、私だけいつも仕事が遅い・・・」
そのように思ってしまうと、
「今の仕事は自分に合っていないのではないだろうか」
と不安になってしまうことは当然です。
そんなときはぜひ一度「一息つく時間」や「資料を寝かせる時間」をつくり、あなた自身リフレッシュできる時間と環境を過ごしてみるといいですよ。そのように習慣化していくことで、集中力を高めることに慣れていき、紙面確認することなくWEB確認だけでミスに気づける日もやってきますよ。
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