いつも仕事量が多くてもさらりとこなしている人と、いつもアタフタ仕事に追われている人。その違いは時間の捉え方の違い。新人時代はいつもアタフタしながら仕事をしていた私。そんな私でも、時間の捉え方を意識したことで仕事効率も格段に上がり、良いクライアント、良い仕事が舞い込んでくるようになったのです。1日24時間全ての人に共通している時間。その時間に対しての考え方一つで心に余裕と、クライアントからの信頼を得るようになった時間の使い方とは？
仕事が入ってきたときの時間の使い方3パターン
ある新しい依頼の案件が2週間の期限で入ってきたときのこと。あなたは仕事をするとき、どのタイプですか？
A.2週間の時間を使ってじっくり少しずつ進める
B.集中すれば3日で終わる仕事だから、期限の手間になってからやり始める
C.集中すれば3日で終わる仕事だから、余裕をみてはじめの1週間には終わらそうと考える
堅実派より直前派より、スピードある7割完成派
Aタイプは、言われたことはきっちりやる堅実派。でもクライアントからは物足りなく思われることも多いかもしれません。
Bタイプは締切手前で焦って始めるので、中途半端さや抜けが目立ち、クライアントからの信用度も低い。
Cタイプは一旦仕事を完了させてもまだ期限に余裕あるので、再度手直しをしたり、プラスアルファの提案を加えたりすることができるので、クライアントからの信用度も高い。
私の新人時代はBタイプの期限直前派。様々な仕事を抱える中で、今しなければならない仕事からはじめるから、いつも仕事は締切直前になってしまう。そんなアタフタな仕事をしているので、誤字や資料の雑さが際立ち、クライアントからの信用度も低かったですね。
そのうち、Aタイプの隙間時間を使って少しずつ稼働させていく堅実タイプに。堅実なので、言われたことはきっちりできると少しは褒められるように。でもいつしかその堅実な仕事の出来でさえも、言われたことしかできないの？と言われる日々。長くお付き合いのあるクライアントであればあるほど、要求も増えてくるのは当然ですが、それにはきちんと応えることができなかったBの時間の使い方。
あるとき、Cタイプのように案件が入ってきたら、ざっとでもいいから一旦完了させてみようと考え始めて、まずやってみることに。7割くらいの完成度で見直すと、「この内容を加えた方がよりクライアントに伝わりやすいかな」と客観的に捉えて見えるようになり、色々と肉付けを考えられるようになったのです。
そうすると、締切よりも手前で渡す提案には「仕事が早い」という評価をもらったり、こちらからのプラスアルファの提案を承認して下さり、受注量が上がったり、と驚くようにクライアントからの信用・信頼が上がりました。また、次の仕事の依頼が新たに入ったり、仕事のスピードも生産性も格段にUPしましたね。
仕事の優先順位、棚卸しをしよう
とは言え、何でも案件入ったらすぐに手をつけることは難しいかもしれません。そんなときは今ある仕事の優先順位をつけて、仕事の棚卸しをしていきます。仕事の期限ももちろん大事ですが、仕事を取り組む時間帯を考えた方が、より効率的に回ります。
- 日中にしか確認がとれないもの
- 周りの協力が必要なこと
自分だけで完結できるような仕事は後回しにして、自分では完結できない仕事、周りと協力して取り組まないといけない仕事からまず取り組んでいきます。そうすることで、周りがその仕事をしている最中に自分の仕事の時間をつくることができるので、動きが円滑化していきます。
自分都合で仕事を停滞させるのではなく、仕事を循環させていく力を身につけることが、上質な仕事が舞い込んでくるために考えたい、生産性が上がる時間の捉え方なのです。
1日24時間、自分のゴールデンタイムを知ろう
あなたは朝方派ですか？夜型派ですか？
よく朝方の方がいいと言われていますが、私は正直どちらでもいいと思います。無理して朝方に変える必要はありませんし、夜型の方が断然捗るという方は夜型でも大丈夫です。自分の気持ちがのってくる、その心地よさの中で無心に仕事をすることが、仕事効率が高まると考えているからです。でも、ダラダラしているだけであれば、時間帯は考え直してみるのもいいかも知れませんね。
ちなみに、私のゴールデンタイムは朝7時～9時30分です。ほぼ電話も鳴らない、誰にも邪魔されない静かな空間で、PC作業が進むようになりました。日中にするよりも1.5～2倍の量をこなせている気がしています。
万人に共通する時間の中で、あなたが集中できるゴールデンタイムを知り、その時に自分だけで完結できる仕事ができるようになれば、もっと仕事を循環化させていく力が身についていくかと思います。
上質な仕事が舞い込んでくるための、あなたのゴールデンタイムは何時ですか？
